個人情報の取り扱いについて

「個人情報の保護に関する法律」に基づく公表事項

OMデジタルソリューションズ株式会社(以下、「OMDS」)では、ネットワーク社会における個人情報の重要性を深く認識し、その保護の徹底を図ることは社会的責務と考え、以下の「OMデジタルソリューション株式会社個人情報保護方針」に則り、個人情報を適正に取り扱います。

OMDSは、個人情報の保護に関する法律(以下、法といいます)に基づき、以下の事項について公表いたします。

制定日 2021年1月1日
改定日 2022年4月1日

【個人情報取扱事業者】

  • (個人情報取扱事業者)OMデジタルソリューションズ株式会社
  • (住所)〒192-0033東京都八王子市高倉町49-3
  • (代表者)杉本 繁実

【個人情報の利用目的】

OMDSが取得する個人情報の利用目的は以下の通りです。

(1)お客さまの個人情報

  • 製品、サービスに関する発送、手配、情報の提供
  • 製品の販売、修理、および点検、アフターサービスの提供
  • OMDSが主催、共催、後援、あるいは出展する、セミナー、展示会、イベント、コンテスト、キャンペーン等のご案内、および運営
  • 製品の企画、研究、開発、マーケティング
  • OMDSが管理する施設への入退管理、履歴管理
  • お客さまとの商談や打ち合わせの実施、および連絡など
  • 各種お問い合わせ、資料請求等への対応、およびその記録
  • 法令などに基づく調査、記録、ならびに官公庁への届け出、報告等

(2)お取引先の個人情報

  • お取引先との商談、打ち合わせの実施、情報提供、および連絡など
  • お取引先から委託された業務の実施
  • OMDSが管理する施設への入退管理、履歴管理
  • OMDSが提供した教育の履歴管理
  • 法令などに基づく調査、記録、ならびに官公庁への届け出、報告等

(3)株主さまの個人情報

  • 会社法に基づく権利の行使・義務の履行のため
  • 株主としての地位に対し、発行会社から各種便宜を供与するため
  • 株主と会社の関係の中でも、社団の構成員と社団という観点から双方の関係を円滑にするための各種方策を実施するため
  • 各種法令に基づく所定の基準による株主のデータを作成する等、株主管理のため

(4)採用応募者の個人情報

  • 採用応募者(インターンシップを含む)への情報提供および採用活動に関連する業務遂行
  • 採用業務管理

(5)従業員の個人情報

OMDSの役員、従業員、それらのご家族や親族、ならびに元役員、元従業員、それらのご家族や親族の個人情報の利用目的は以下の通りです。

  • 業務上の連絡および諸手続
  • 健康保険組合、企業年金基金、労働組合との連絡
  • 法令などに基づく調査、記録、ならびに官公庁への届け出、報告
  • 人事や労務管理業務の遂行

【個人情報の第三者への提供】

OMDSは、お客さまからご提供いただきました個人情報を、次のいずれかの場合を除いては、第三者に対して開示いたしません。

  • お客さま等の同意がある場合
  • お客さま等に明示した利用目的を実現するために、必要な範囲で業務委託先などに開示する場合
  • 法令などにより開示を求められた場合
  • 人の生命、身体または財産等の重大な利益を保護するために緊急に必要がある場合

なお個人情報に係る業務を委託する場合には、委託先に対して個人情報の適正な管理を義務付ける契約を結び、監督、指導を行います。

【個人情報の共同利用】

(1)健康保険組合、年金基金、労働組合

共同利用する個人情報の項目
上記共同利用する者がそれぞれ保有する従業員、退職者およびその家族の人事情報(社員番号、氏名、性別、生年月日、入社日付、所属、雇用形態、労使協議に必要な人事処遇データ等)、その他共同利用の目的を達成するために必要なデータ
共同利用の範囲
健康保険組合、企業年金基金、労働組合
共同利用の目的
  • 共同利用者間での従業員、退職者、およびその家族の適切な管理を行うため
  • 本人に対し共同利用者が各種連絡、通知、催事の案内等を行うため
  • 本人の賃金、労働諸条件に関する、共同利用者と労使協定(交渉)における基礎的なデータとするため
  • 災害時およびOMDSまたは本人自らの非常時において、共同利用者と協力し円滑かつ適切な対応を図るため
  • 共同利用者が主宰する福利厚生事業の実務を行うため
共同利用責任者
OMデジタルソリューションズ株式会社

【個人情報の安全管理措置】

(基本方針の策定)

個人情報の適切な取扱いの確保のため、「社内体制の整備」、「情報の適正な取り扱い」、「第三者への開示と提供の制限」、「正確性と安全性の確保」、「法令遵守および継続的改善」に関する基本方針を策定しています。

(個人情報の取り扱いに係る規律の整備)

個人情報の取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・管理者及びその任務等について定め た、社内規程を策定しています。

(組織的安全管理措置)

  • 個人情報の取り扱いに関する責任者、管理者等を設置し、役割と責任を明確にしています。
  • 漏えい等事案が発生またはその兆候を把握した場合に適切かつ迅速に対応するための体制を整備しています。
  • 個人情報の取り扱い状況を確認するための台帳を整備しています。
  • 個人情報の取り扱い状況について、定期的に点検しています。

(人的安全管理措置)

  • 個人情報保護における安全管理措置について、従業員に定期的な教育をしています。
  • 個人情報の秘密保持に関する事項を、社内規程等に定めています。

(物理的安全管理措置)

  • 個人情報を取り扱う区域において、従業員の適切な入退室管理を実施しています。
  • 個人情報を持ち運ぶ際は、漏えい等の防止のため、暗号化、パスワード保護等を行っています。
  • 個人情報を含む文書や電子媒体を廃棄する場合は、復元できない手段にて行っています。

(技術的安全管理措置)

  • アクセス制限を実施することにより、担当者及び取り扱う個人情報の範囲を限定しています。
  • 個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

【開示等の請求等の手続き、および、苦情のお申し出について

お客さま等からご提供いただいた個人情報については、個人情報保護法に基づきお客さまご自身の個人情報の開示、訂正または削除等をご請求いただけます。請求等請求等の手続きに関する事項、および 苦情のお申し出については、「個人情報に関するお問い合わせ」をご覧ください。

【その他】

OMDSの事業、サービス等では、別途個人情報の取り扱いについて定めている場合があります。また、ご本人への通知やご利用約款等のご承認の方法により、別途利用目的等を個別に示させていただいた場合には、その個別の利用目的等の内容が以上の記載に優先いたします。

OMDSでは法令その他の規範の変更等に対応するため、個人情報保護方針、「個人情報保護法」に基づく公表事項、開示などの手続きについて、予告なく変更する場合があります。